L'extrait Kbis est la « carte d'identité » d'une société commerciale : il atteste de son immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) et résume ses informations légales. On l'exige d'un nouveau fournisseur, d'un sous-traitant, d'un locataire professionnel, d'un client en compte. C'est aussi l'un des documents les plus faciles à falsifier : un PDF, un modèle que tout le monde connaît, et une lecture souvent rapide. La bonne nouvelle : tout ce qu'il contient se vérifie dans des registres publics, gratuitement.
Un extrait Kbis mentionne la dénomination, la forme juridique, le capital, l'adresse du siège, le numéro d'identification (SIREN) et le greffe d'immatriculation (« RCS » suivi de la ville), le code APE, la date d'immatriculation, la durée de la société, son activité, l'identité et la date de naissance des dirigeants, et le cas échéant les procédures collectives en cours (sauvegarde, redressement, liquidation). Il est délivré par le greffe du tribunal de commerce, en ligne via Infogreffe, et daté du jour de sa délivrance : c'est une photographie, d'où l'usage d'exiger un extrait de moins de trois mois.
Deux confusions fréquentes. L'« extrait K » est l'équivalent pour un commerçant personne physique. Et un micro-entrepreneur, un artisan ou un professionnel libéral n'a pas de Kbis : il justifie de son existence par un avis de situation au répertoire SIRENE (INSEE) ou un extrait d'immatriculation au Registre national des entreprises (INPI). Un « Kbis » présenté par un auto-entrepreneur est, à lui seul, un signal d'alerte.
C'est le contrôle qui compte, et il est gratuit. L'Annuaire des entreprises (service public) agrège les données de l'INSEE, de l'INPI et des greffes : état administratif (active ou cessée), siège, dirigeants, établissements, date de création. Infogreffe donne la fiche du RCS et délivre l'extrait officiel ; le BODACC publie les annonces légales — immatriculation, modifications, procédures collectives, radiation.
Reprenez le Kbis ligne à ligne et comparez : même SIREN, même dénomination, même forme, même siège, mêmes dirigeants, même date d'immatriculation, même greffe. Un dirigeant absent du registre, une adresse différente, une société « active » sur le papier mais radiée ou en liquidation dans le registre : chacun de ces écarts vaut refus jusqu'à explication. Une modification toute récente peut ne pas être encore publiée — demandez alors le récépissé du greffe, pas un nouveau Kbis.
Avant même d'ouvrir le registre, le fichier peut se trahir :
Un Kbis authentique prouve qu'une société existe. Il ne prouve pas que la personne qui vous l'envoie la représente. Les usurpations d'identité de sociétés réelles, les sociétés dormantes rachetées pour servir de façade et les « sociétés éphémères » créées pour quelques mois d'escroquerie présentent toutes un Kbis parfaitement valide.
Vérifiez donc aussi que votre interlocuteur figure parmi les dirigeants — ou dispose d'un mandat —, que le domaine de son adresse e-mail est bien celui de l'entreprise, et que la société n'est ni radiée ni en procédure collective. Une immatriculation de quelques mois, un capital symbolique et une première commande importante forment un ensemble qui justifie des garanties supplémentaires.
Le Kbis n'arrive jamais seul. Le RIB doit être au nom exact de la dénomination ; la facture doit porter un SIRET dont les neuf premiers chiffres sont le SIREN du Kbis et un numéro de TVA intracommunautaire cohérent avec lui (FR, une clé à deux chiffres, puis le SIREN) ; pour la sous-traitance, l'attestation de vigilance URSSAF complète l'obligation de vigilance. Toute incohérence entre ces pièces pèse plus lourd que la qualité de chacune prise isolément.
TrustyFile fait ces recoupements sur les PDF que vous déposez : clés SIREN, SIRET et TVA, existence de l'entreprise auprès de l'INSEE, et traces de retouche dans le fichier. La confrontation au registre, elle, reste un geste que rien ne remplace.
Vérifiez la clé de contrôle d'un numéro SIRET (14 chiffres, formule de Luhn), y compris la règle spécifique aux établissements de La Poste. Calcul local, sans envoi.
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Vérifiez la clé de Luhn d'un numéro SIREN (9 chiffres) et obtenez le numéro de TVA intracommunautaire qui lui correspond. Calcul dans votre navigateur, sans envoi.
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Vérifiez la clé d'un numéro de TVA français (FR + clé + SIREN) et sa cohérence avec le SIREN. Calcul dans votre navigateur, sans envoi ; pour l'existence du numéro, VIES.
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